Рекомендуемые настройки Microsoft Word, отличающиеся от стандартных:
Меню «Сервис» – «Параметры» – «Общие» – установить «Помнить список из 9 файлов».
Меню «Сервис» – «Параметры» – «Общие» – снять отметку с пункта «Автоматически создавать полотно при вставке автофигур».
Меню «Сервис» – «Параметры» – «Правка» – снять отметку с пункта «Выделять слова целиком».
Меню «Сервис» – «Параметры» – «Сохранение» – установить «Автосохранение каждые 5 минут».
Меню «Сервис» – «Параметры автозамены» – «Автозамена» – снять отметки с пунктов «Исправлять две прописные буквы в начале слова», «Делать первые буквы предложений прописными», «Делать первые буквы ячеек таблиц прописными».
Меню «Формат» – «Абзац» – «Отступы и интервалы» – установить «Интервал перед …» равным 6 пт. Сделать эту установку стандартной.
Поля документа по ГОСТ от 2003 года: левое - не менее 35мм (под подшивку), правое - не менее 10мм, верхнее и нижнее - не менее 20мм (под колонтитулы и факс-метки). Нумерация страниц - посередине верхнего поля.
Создание нового документа
Прежде чем открыть программу-редактор, нужно отчетливо представить себе название файла создаваемого документа и название папки, в которой он будет храниться.
Создаётся ли документ с чистого листа, используется ли в качестве шаблона другой документ, первым делом необходимо зайти в меню «Файл» – «Сохранить как...» и записать это новое творение в нужном месте с нужным названием. Документ-шаблон останется на прежнем месте в неизменном виде.
Во избежание ошибок при создании нового документа лучше применять «документоориентированную» технологию – не открывать редактор, а в нужной папке кликнуть правой кнопкой «мыши» по свободному месту и выбрать в появившемся меню пункт «Создать...» > «Документ Microsoft Office Word». Сразу дать название документу. Вот теперь, открыв этот новодел, можно быть в уверенности, что новый файл создан в нужном месте с нужным именем.
Самая распространенная и грубейшая ошибка делопроизводства – отсутствие даты создания документа, указанной в его «шапке» или в конце.
Рекомендуемая разметка текста
Лучше применять только стандартные шрифты, идущие в составе Windows и Office. В деловых документах рекомендуется Times New Roman – как самый убористый и напоминающий в наклонном виде рукописный шрифт. Размер заголовков разного уровня – 12…16 пунктов полужирного шрифта, основного текста – 12…14 пунктов. Документы, готовящиеся для передачи по факсу, должны быть устойчивы к искажениям за счет более крупного написания.
Недопустимо наводить красоту методом р а з р я д к и букв пробелами. Такие фрагменты невозможно будет найти методом полнотекстового поиска.
Некрасиво злоупотребление выделением фрагментов основного текста наклонным, жирным, подчеркнутым шрифтом. Человек, читающий такой текст, чувствует, что его собственному пониманию содержания не доверяют. Лучше выделять только цитаты и подписи.
Недопустимо отделять пробелами знаки пунктуации от слов. Ведь при автопереносе слов одинокие точки, запятые, кавычки, скобки, многоточия, восклицательные и вопросительные знаки будут сиротливо висеть в начале или в конце строк. И наоборот, всегда следует делать пробел перед и после тире.
Чтобы инициалы не отрывались от фамилий, а единицы измерений - от чисел, их лучше отделять «неразрывным пробелом» Ctrl+Shift+Пробел.
Не следует ставить знаки переноса и нажимать Enter в конце строки. Это не пишущая машинка. Enter нажимается в конце абзаца, причём один раз. Абзац от абзаца визуально отделяется либо красной строкой (отступом в начале первой строки абзаца), либо увеличенным интервалом между абзацами. Если нужно перейти на новую строку, не создавая нового абзаца, нажимается Ctrl+Enter.
Если где-то в документе приходится ставить хотя бы два пробела подряд, значит, что-то делается неправильно, не используются возможности выравнивания строк. Хорошим тестом на владение техникой выравнивания является типичное начало официальных документов:
Согласовано Начпупс Пофигов
Утверждаю Гендир Шишка
Как это сделано? Таблица с невидимыми границами. Это, конечно, усложнённый случай. Обычно достаточно выкатить подготовленный текст на нужную позицию с помощью движка линейки.
Чтобы иметь опрятный вид, абзацы должны быть выровнены по ширине. Не нравятся разновеликие пробелы? Можно установить возможность переноса. Но для того, чтобы кто-то смог прочитать текст с переносами, ему придётся тоже устанавливать эту возможность, что не всегда доступно.
Следует обратить внимание на то, чтобы в конце текста не висели пустые строки. Они могут вызвать появление дополнительных пустых страниц при печати на принтере. При нажатии Ctrl+End курсор оказывается в позиции истинного конца документа.
Если в документе более двух страниц, они должны быть пронумерованы. Если у такого документа нет явного признака его окончания, например в виде подписи, то в колонтитулах лучше указать общее количество страниц.
Работа с таблицами
Столбцы с цифрами лучше воспринимаются, если они выровнены по правому краю.
В столбцах не следует указывать единицы измерения вместе с цифрами. Не следует отделять пробелом разряды чисел. Не следует отделять дробную часть точкой вместо запятой. Не следует оставлять пустые ячейки или ставить в них прочерк (лучше поставить 0). Всё это вызывает неправильную работу механизма автоматического пересчёта. В Microsoft Word единицы измерения указываются в заголовке столбца. В Microsoft Excel задаётся соответствующий формат ячеек, тогда единица измерения добавляется к цифрам автоматически и не сбивает расчёты.
В Microsoft Word для суммирования столбца чисел можно применять формулу «=SUM(ABOVE)». Но результат автоматически не обновляется. После изменений в столбце необходимо щёлкнуть правой кнопкой мышки по полю, содержащему формулу, и выбрать пункт «Обновить».